Gli intermediari si dotano di un sistema organizzativo unitario al fine di assicurare la sana e prudente gestione, il contenimento del rischio e la stabilità patrimoniale nonché la correttezza e la trasparenza dei comportamenti nella prestazione dei servizi.
A tal fine, gli intermediari adottano, applicano e mantengono:
· un efficace sistema di gestione del rischio dell’impresa;
· policy e procedure idonee alle dimensioni e alle caratteristiche aziendali;
· idonei meccanismi di controllo interno di secondo e terzo livello;
· procedure e sistemi idonei a tutelare la sicurezza, l’integrità e la riservatezza delle informazioni;
· idonei sistemi di rilevazione contabile;
· specifiche policy secondo la normativa MiFID riferite ai servizi di investimento autorizzati (ex. execution & transmission policy)
· idonei sistemi di rilevazione di eventuali conflitti di interesse e operazioni personali, cui associare opportune misure mitigative;
· idonee procedure per offrire agli investitori prodotti e servizi adeguati in riguardo delle caratteristiche della clientela.
Gli intermediari istituiscono e mantengono funzioni permanenti, efficaci e indipendenti di controllo di conformità alle norme e, se in linea con il principio di proporzionalità, di gestione del rischio dell’impresa e di revisione interna.
Tali funzioni di controllo possono essere affidate a soggetti esterno all’intermediario, purché in possesso di adeguati requisiti di professionalità, indipendenza e organizzazione.
Anche nell’ambito di intermediari iscritti finanziari che operano nell’ambito degli art. 106 e 107 del TUB sono previsti un disegno e l’implementazione di un adeguato sistema di controllo interno, che richiede, tra le altre cose, la predisposizione delle funzioni di revisione interna, di conformità e di controllo rischi, nonché la necessità di definire apposite regole di governance, policy interne e un impianto documentale aggiornato.
Gli intermediari attribuiscono alla Funzione di Controllo di Conformità (Compliance) il controllo e la valutazione dell’adeguatezza e l’efficacia delle procedure adottate e delle misure richieste per rimediare a eventuali carenze nell’adempimento degli obblighi da parte dell’intermediario.
Ulteriormente la Funzione fornisce consulenza e assistenza alla Direzione Aziendale ed ai responsabili delle funzioni operative.
La Funzione di Controllo di Conformità presenta agli organi aziendali, con periodicità almeno annuale, le relazioni sull’attività svolta, e una pianificazione di verifiche per l’esercizio successivo. Le relazioni riportano la situazione complessiva dei reclami ricevuti, e raccorda le risultanze delle proprie verifiche circa la conformità delle procedure aziendali, le eventuali posizioni in conflitto di interessi, le operazioni personali, e la realizzazione e scostamenti dal piano strategico dell’intermediario.